Foglio presenze, lo strumento per la gestione dei dipendenti

La gestione dei propri dipendenti è uno dei compiti più difficili per qualsiasi imprenditore. Oltre alla parte operativa, riguardante la gestione e l’organizzazione del lavoro, vi è un lato totalmente burocratico fatto di documentazioni e resoconti. Il reparto delle Risorse Umane è il ramo aziendale deputato alla risoluzione e all’espletamento di tali compiti che si complicano al crescere del numero dei dipendenti. Fortunatamente la spinta tecnologica e la digitalizzazione hanno offerto spunti interessanti e validi strumenti per lavorare in maniera ordinata, veloce ed efficiente. Primo tra tutti, un tool per la registrazione delle presenze dei dipendenti. Ma di cosa si tratta?

Cos’è il foglio presenze

Il foglio presenze dei dipendenti è un utile strumento per avere a portata di mano dati costantemente aggiornati sull’operato dei propri dipendenti. In particolare, attraverso tale foglio vengono tenuti sotto controllo alcuni aspetti in particolare come: i turni di lavoro dei dipendenti con le entrate e le uscite, i giorni di ferie, di malattia, i permessi, le assenze e gli straordinari.

Tali dati vengono ordinatamente inseriti in apposite tabelle così da poter avere una visione ordinata dell’andamento dell’organizzazione e gestire al meglio tempo e dipendenti, ma non solo. Il foglio presenze permette di poter più facilmente redigere le buste paga e assicurare una maggiore trasparenza in azienda.

Non essendoci una specifica normativa e obbligo a riguardo, ogni azienda è pienamente libera di decidere se adottare o meno il foglio presenze e nel caso in cui si scelga di introdurlo, la sua realizzazione grafica è del tutto personale. Ovviamente ci sono degli standard da poter seguire, utilizzare o ai quali ispirarsi.

Come realizzare il foglio presenze

Innanzitutto bisogna decidere che tipo di foglio presenze introdurre nella propria azienda: giornaliero, settimanale o mensile. I fogli presenza giornalieri sono consigliati ad aziende che lavorano con molti dipendenti a chiamata piuttosto che fissi. La loro compilazione, come facilmente intuibile, è giornaliera ed è utile per non perdere l’operato dei lavoratori saltuari. I fogli presenza settimanali vanno bene per aziende con dipendenti che hanno turni fissi e non soggetti a variazioni. Il registro viene solitamente completato a fine settimana lavorativa. I fogli presenza mensili, i più utilizzati, sono anche i più complessi da gestire in quanto, se non si procede attraverso un sistema auto compilato, è necessario ricordare ai propri dipendenti di compilare la propria tabella entro fine mese.

In quanto alle metodologie da poter utilizzare le più diffuse vi sono Excel o specifici software hr.

Foglio presenze con Excel

Creare un foglio presenze con Excel è il metodo migliore per aziende che non hanno un gran numero di dipendenti e non hanno le disponibilità economiche per acquistare un software hr. Potrebbe anche essere il primo passo per verificare se i propri dipendenti sono pronti all’utilizzo di tale strumento e, nel caso in cui non si riscontrassero problemi, acquistare poi un software ad esso dedicato.

Online è possibile trovare anche dei fac-simile o modelli precompilati di fogli presenze online, così da non dover crearlo da zero. Attraverso la condivisione drive il reparto delle Risorse Umane potrà poi facilmente avere accesso ai dati in tempo reale, senza dover necessariamente scambiare una mole importante di e-mail con i propri dipendenti ogni 30 del mese. La raccomandazione è assicurarsi che tutti i dipendenti siano a conoscenza del foglio presenze e che questo sia compilato secondo i criteri prescelti. È bene dunque consigliare la compilazione giornaliera del file così da non dover inserire a fine mesi tutti i turni di lavoro, gli straordinari, le ferie ed i permessi. Il rischio è una compilazione errata del foglio presenze che potrebbe di conseguenza compromettere i calcoli della busta paga.

Software HR

Sono indubbiamente la soluzione ideale per chi ha molti dipendenti in azienda. Tutto ciò finora descritto avviene in maniera automatica e meccanica. I vantaggi sono un notevole risparmio di tempo sia per i dipendenti che non dovranno preoccuparsi della compilazione dei fogli presenze, sia per l’amministrazione e il settore delle Risorse Umane che non dovrà controllare la corrispondenza dei dati. La riduzione dell’errore umano è dunque un altro importante vantaggio da tenere in considerazione nella valutazione d’acquisto. Inoltre, i software sono personalizzabili per cui ogni azienda potrà selezionare le opzioni he meglio si addicono alle proprie esigenze e necessità.

Per quanto la registrazione delle presenze attraverso software hr sia facile e intuitiva, come per il foglio Excel è opportuno assicurare la giusta formazione sull’utilizzo del tool a tutti i dipendenti. Oltre alla parte pratica incentrata sull’utilizzo del programma, è necessario far comprende come tale strumento possa migliorare qualitativamente il lavoro e portare vantaggi all’organizzazione.